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11/16/2016

Optimiser la gestion des actifs logiciels en contexte de fusion ou de cession d'activités

Le software est un poste de dépense stratégique puisqu’il peut représenter jusqu’à 10%1 de la dépense informatique des entreprises. Son immatérialité complique la gestion des licences logicielles et les difficultés de décomptage engendrent des situations de non-conformité parfois coûteuse. Dans des contextes de fusion ou de cession d’activités, cette complexité est accrue par les transferts d’actifs et leurs risques associés.
Il est crucial pour les DSI et les Directions Achats d’améliorer la prédictibilité des coûts de licences logicielles par la mise en œuvre d’une méthodologie spécifique. L’enjeu principal est d’acheter et de consommer juste dans les nouveaux contours de l’organisation.
 

Quels sont les principaux risques des cessions d’actifs logiciels ?

On distingue trois principaux types de risque :

  • Juridique lorsque les contrats s’appliquent sur des périmètres non-maitrisés issus de la nouvelle organisation ;
  • Tarifaire lorsque le tarif optimum ne s’applique pas à l’ensemble de la nouvelle organisation ;
  • D’inflation lorsque les contrats dont le dimensionnement se fait selon des métriques liées à la taille de la structure signataire présentent des risques à la hausse importants.

Chaque risque est caractérisé par son impact financier et la probabilité qu’il se réalise.

L’impact financier dépend de la métrique contractuelle et des volumes associés. Pour l’estimer, une consolidation par éditeur, par contrat et par entité est nécessaire. La clef d’entrée est l’éditeur et il convient d’évaluer son poids dans l’organisation résultante afin de quantifier le risque.

La probabilité que le risque se réalise relève de sa nature mais aussi de l’état de la relation avec l’éditeur de logiciels, du degré de dépendance technique vis-à-vis de la solution et de sa place dans la future organisation. Par exemple, un éditeur de logiciels intervenant sur des activités stratégiques et qui a des raisons de penser qu’il n’appartient pas au futur projet d’entreprise peut se montrer particulièrement menaçant quant aux potentielles non-conformités. De manière générale, dans des contextes de fusion ou de cession d’activités, le risque d’audit est accru et est utilisé comme levier de négociation pour de futurs contrats. 

Identification des principaux risques juridique, tarifaire et d'inflation

Processus de fusion ou de cession de parc de licences logicielles

Que ce soit dans le cas d’une fusion ou d’une cession d’actifs, la répartition des actifs logiciels selon l’organisation cible est régie par un macro processus en 4 étapes. Chacune de ces étapes - Préparer, Informer, Déployer et Contrôler - nécessite une collaboration étroite entre les principaux acteurs concernés par ce mouvement, au premier chef la DSI, la Direction Achats et la Direction Juridique.  

Macro Processus

Les principaux enseignements de nos retours d’expérience : préparation et anticipation

FUSION : Le principal risque est de sur-dimensionner le besoin en licences logicielles, notamment en licences corporate. Il est possible d’anticiper ce risque en étudiant les opportunités de mutualisation dès l’étape de préparation. Il est également fréquent de négliger le risque d’inflation, c’est-à-dire que le coût des contrats dont le dimensionnement se fait selon des métriques augmente subitement après la fusion. Pour s’en prémunir, une étude des clauses des périmètres d’application contrat par contrat peut s’avérer nécessaire.

CESSION : L’expérience montre que la difficulté principale réside dans l’identification et la collecte des besoins auprès des entités. Ainsi, le risque est de sous-dimensionner les besoins à venir par manque d’information. 

Pour s’affranchir au maximum de ces risques, l’étape de préparation est stratégique : elle délivre une vision détaillée des usages, des contrats, des acteurs clefs, condition sine qua non pour dégager le meilleur scénario de répartition des actifs.

Focus sur l’étape de préparation d’une cession de parc de licences logicielles

Préparation du transfert : sur quels éléments doivent porter les efforts ?

La préparation d’une cession d’actifs logiciels nécessite, dans un premier temps, de définir le périmètre concerné et d’identifier les actifs logiciels, leurs caractéristiques et leur utilisation. Dans le cadre de transfert d’actifs au sein de l’Union Européenne, l’identification des clauses contractuelles est réalisée dans un second temps. En effet, un éditeur ne peut s’opposer à la revente d’un actif logiciel2. Hors de l’Union Européenne, il est nécessaire de vérifier, pour chaque contrat, les clauses relatives à l’utilisation des logiciels.

Principaux éléments à identifier en phase de préparation

 

 

Le type d’actifs conditionne les modalités la phase de transfert

Il est possible de différencier les types d’actifs en fonction de leur cas d’utilisation, à savoir :

  • les licences couvrant les applications dédiées à un métier ;
  • les licences couvrant les applications partagées entre plusieurs entités ou métiers ;
  • les licences utilisées au niveau Corporate, hors application. 

Préparation du déploiement en fonction du type d'actif logiciel

Idéalement, le partage d’actifs se base sur l’utilisation réelle des licences : chaque entité conserve les actifs détenus au moment de la cession. Néanmoins, l’utilisation réelle peut s’avérer complexe pour les licences n’ayant pas de métrique par utilisateur. Dans ce cas, il est nécessaire de définir des clés de répartition entre entité, comme par exemple le nombre d’utilisateurs ou d’employés, la répartition du chiffre d’affaires ou encore le nombre de postes de travail.

En complément d’un outil de CMDB correctement déployé, les outils SAM3 facilitent un partage équilibré des actifs entre entité parce qu’ils détectent des produits installés (sur poste ou sur serveur) ou mesurent l’utilisation réelle des licences.

Conclusion

Les travaux explicités dans cette méthodologie sont nécessaires pour réussir un transfert d’actifs logiciels. Cette démarche doit s’accompagner, en parallèle, d’une réflexion stratégique sur un schéma directeur commun. Un changement de périmètre est risqué et génère des coûts supplémentaires. Anticipation et documentation des usages garantissent le choix du meilleur scénario de partage. La charge de travail associée ne soit pas être sous-estimée. 

 
1 Gartner, Worldwide IT Spending forecast 2016, 07/07/2016
2 Arrêt C128/11 de la Cour de Justice Européenne du 3 juillet 2012, dans le cas opposant Oracle à UsedSoft
3 SAM = Software Asset Management 
 
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Stefano Fois - Manager
Maxime Trombetti - Senior Consultant
Quentin Thuillier - Consultant

 

 
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